Deoarece factura este un document utilizat des o sa va fac cunostinta cu cateva reguli legate de facturare.

Facturile se pot emite in format hartie cat si in format electronic.

Factura in format de hartie e cea cumparata de la librarie (top-ul de facturi) sau cea emisa in format electronic (Word, Excel sau dintr-un alt program), tiparita si transmisa in format fizic sau prin internet.

Factura in format electronic e factura care are semnatura electronica sau e transmisa prin schimbul electronic de date dupa acceptarea de catre destinatar a transmiterii facturii in astfel de forma.

La ambele formate e obligatoriu de a garanta autenticitatea originii si integritatea continutului de la momentul emiterii pana la sfarsitul perioadei de stocare care este de 10 ani.

Stocarea poate sa fie in format electronic sau in format de hartie.

Factura in format electronic are trei conditii pentru a fi in regula:
-Autenticitatea originii
-Integritatea continutului
-Lizibilitatea facturii.

Autenticitatea originii inseamna sa poti sa corespunda identitatea emitentului, obligatie care trebuie indeplinita atat de furnizor cat si de beneficiar.

Integritatea continutului se refera la faptul ca elementele obligatorii din factura nu au suferit modificari din momentul de cand a plecat de la furnizor pana in cei 10 ani de pastrare.

Lizibilitatea facturii se refera la formatul facturii care sa permita sa fie citita.

O factura trebuie sa contina in mod obligatoriu, deci obligatoriu, nu optional:) urmatoarele informatii:

-Numarul de ordine care de fapt e format dintr-o serie sau mai multe serii si numarul ce e necesar sa fie secvential (exemplu:BV 1001)
-Data emiterii facturii
-Data cand s-au livrat bunurile sau data incasarii unui avans daca aceasta data este anterioara livrarii bunurilor
-Denumirea, adresa si CIF furnizor
-Denumirea si cantitatea bunurilor livrate sau serviciilor prestate
-Baza de impozitare a bunurilor, serviciilor, avansuri facturate, discounturi pe fiecare cota, scutire sau operatiune netaxabila (se refera la TVA)
-Cota de taxa aplicata si suma taxei, exprimata in lei pe fiecare cota
-Daca factura este emisa de beneficiar in numele si in contul furnizorului se specifica "autofactura"
-Daca se aplica o scutire de taxa se face trimitere la articolul din codul fiscal sau la Directiva 112
-Mentiunea taxare inversa, daca clientul este persoana obligata la plata TVA
-Daca se aplica un regim special se mentioneaza acest lucru, de exemplu " regimul marjei- bunuri second hand"
-Daca se aplica tva la incasare se specifica acest lucru in factura
-Daca e o singura operatiune( de exemplu contract) se poate face referire la alte facturi emise.

Alte elemente:
-sa mai treceti pe facturi numarul de la Registrul Comertului (J-ul,F-ul), capitalul social pentru SRL-uri;
-Se trece punctul de lucru de unde s-au eliberat facturile, adresa completa.

Ce mai trebuie sa stiti:

-Platitorii de TVA trebuie sa factureze pana in 15 luna urmatoare, de cand a luat nastere faptul generator (de exemplu contractele cu servicii lunare);

-Daca se incaseaza un avans de asemenea trebuie facuta factura pana in 15 a lunii urmatoare;

-Facturile se pot emite in orice limba oficiala a statelor din UE, insa la solicitarea unui control fiscal trebuie asigurata traducerea in limba romana

-Nu e obligatoriu de semnat si de stampilat factura;

-Cei care au obligatia de a elibera bon fiscal catre populatie, emit factura doar la solicitarea beneficiarilor;

-Se pot emite si facturi simplificate si sunt anumite conditii insa o sa scriu un articol special cu acest subiect.