Tot mai des aud intrebarea: este bine sa facem cheltuieli pe firma? Daca da, ce cheltuieli? M-am gandit sa scriu acest articol pentru a informa cat mai complet clientii firmei noastre de contabilitate cat si alte persoane interesate despre cheltuielile dintr-o firma.

Daca mergem in Codul Fiscal gasim termenul de "cheltuiala efectuata in scopul desfasurarii activitatii economice", si pornind de aici putem gandi pentru activitatea noastra toate cheltuielile care sunt acceptate. Acceptate? De ce acceptate? Pentru ca bineinteles exista si limitari, exista si cheltuieli pe care nu poti sa le scazi si cheltuieli pe care organele de control nu le accepta daca nu esti in stare sa sustii ca acea cheltuiala e necesara pentru activitatea ta economica.

De multe ori mi-am intrebat clientii: "daca vine un control ce spui ca faci cu bunul x? " Clientul stie sa raspunda si atunci cumpara acel bun pentru activitatea lui economica. Suna ciudat, dar de multe ori cand anumite persoane se vad in fata unui inspector efectiv nu gasesc rapunsuri. Chiar daca nu ai avut o idee de sustragere, de neplata a impozitelor tu devii suspect doar pentru ca nu ai un rapuns atunci, in acel moment.

Nu va prezint cheltuielile ca in lege pentru ca doar cautand pe google gasiti o groaza de liste copiate din Codul Fiscal. Va explic pe principiul general al unei afaceri:

1.Cheltuieli de infiintare ale fimei

Aici putem vorbi de onorariul platit la cine infiinteaza firma, de comisionul platit la consultantul fiscal la care ati apelat, de taxele pentru autorizatii, taxele de la Registrul Comertului, plata stampilelor care totusi sunt necesare:)

2.Cheltuieli curente

Aici eu includ ce este necesar luna de luna ca sa pot sa-mi desfasor activitatea.E o gama larga:
- materii prime, materiale consumabile, materiale auxiliare, obiecte de inventar, marfa; Aici intra si pierderea tehnologica, mostrele, materiale pentru publicitate;
- cheltuieli cu personalul: salarii, contributii, taxe, prime, bonusuri, tichete masa, ajutoare sociale, formare profesionala;
- servicii externe: contabil, avocat, consultanti IT, management, PR, vanzari;
- cheltuielile cu spatiile : chirii, utilitati, impozit cladiri, asigurari;
- cheltuielile cu echipamentele: amortizari, reparatii, intretinere, asigurari.

3.Cheltuieli cu mijloacele de transport

Cuprinde: amortizare autoturisme proprii, dobanda leasing, asigurari, revizii, intretinere si reparatii, impozit auto si combustibilul.

Pentru cheltuielile aferente autoturismelor sunt niste limite de deductibilitate de 50% in functie de domeniul societatii, de tipul de impozitare, daca firma e sau nu platitoare de tva. Daca se fac foi de parcurs ca la carte cu kilometrii, consum propriu, atunci nu exista limita decat daca administratorul, managerul sau directorul (personalul de conducere) are doua sau mai multe autoturisme pe care le utilizeaza.

3.Cheltuieli administrative

Aici includ: deplasari, protocol, cadouri in bani si natura, sponsorizari, materiale functionare birouri, cheltuieli cu comunicatiile, materiale prezentare, literatura de specialitate, comisioane banci, credite, amenzi si penalizari.

Pentru protocol platitorii de impozit pe profit au limita de 2 % ca si deductibilitate.

Vreau sa intelegeti ca daca la un eventual control organele fiscale considera ca o anumita cheltuiala este personala au dreptul de o reincadra ca avantaj salarial sau la venituri din alte surse.De aceea va recomand cu toata caldura sa aveti raspunsuri si justificari la toate.

De exemplu am avut un control la o firma unde au scos toate decoratiunile de Craciun care au fost folosite pentru sediul firmei. Firma nu a facut contestatie dar nici nu a putut sustine in fata doamnelor de la control utilitatea acelor decoratiuni. Va pot da multe exemple si limitari care apar in practica dar nu vreau sa va sperii:)

Firma nostra de contabilitate va sustine la intocmirea corecta a documentelor justificative, la incadrarea lor in conturile aferente de cheltuieli dar in fata organelor de control nu putem sa va sprijinim in a justifica utilizarea acelor cheltuieli pentru activitatea dumneavoastra economica pentru ca nu noi administram firma. Va suntem alaturi dar nu putem vorbi in locul dumneavoastra.

Cheltuieli cu cap sa faceti!:)